TUI "IT-Landschaft" reloaded: Office 365 (Part I)

Wir folgen dem Trend der Digitalisierung. Neue Kollaborationsmöglichkeiten und gesteigerte Effizienz sind das Ziel. Der Start.

In den kommenden Wochen finden umfangreiche Verbesserungen in der TUI „IT-Landschaft“ statt. Dem Trend der Digitalisierung folgend, wird die TUI mit der länderübergreifenden Einführung von Office 365 die Grundlage für bessere Kundenzufriedenheit und gesteigerte Effizienz schaffen, sowie für bessere Kollaborationsmöglichkeiten innerhalb des Unternehmens sorgen.

Worum geht es zunächst einmal?

In Phase 1 des Office 365 Rollouts wird zunächst eine gruppenweite, integrierte Exchange Infrastruktur basierend auf Office 365 eingeführt. Die Exchange Infrastruktur ist das zentrale System zur Bearbeitung von E-Mails, Kalendern und Kontakten. Bei der Umstellung der Exchange Infrastruktur ändert sich für den Anwender nur sehr wenig. E-Mails, Kalendereinträge und Kontakte können weiterhin mit Hilfe von Microsoft Outlook und gängigen Applikationen in mobilen Endgeräten (iPhone, Android, etc.) bearbeitet werden. Ein spürbarer Vorteil von Office 365 liegt darin, dass jedem Anwender automatisch eine Mailbox mit einer Größe von 50 GB zur Verfügung steht, und dass oftmals lästige und zeitaufwendige „Verschieben“ von E-Mails, um diese zu sichern, entfallen kann.

Ein zweites Kernziel der Phase 1 ist es, die Basis für den Einsatz von IT-Tools  zu schaffen, die über Ländergrenzen hinaus den Kundenanforderungen gerecht werden können. Zur Nutzung dieser IT Lösungen ist es unabdingbar, dass Anwender aus allen Bereichen der TUI Group einen einfachen und konsistenten Zugang zu gruppenweiten Lösungen erhalten. Eine Grundlage dafür ist ein einheitliches und zentrales System zur Verwaltung aller IT Anwender der TUI Group. Wie auch in der Vergangenheit gibt es für den Anwender nur wenige sichtbare Berührungspunkte mit diesem System. Ein Beispiel ist die tägliche Anmeldung am Computer, bei der User-Name und Passwort verifiziert werden, damit nur autorisierte Anwender Zugang zu IT-Systemen erhalten.

Was muss getan werden?

In der Vergangenheit wurden die oben beschriebenen Dienste über eine in den lokalen Rechenzentren installierte Infrastruktur zur Verfügung gestellt. Mit Phase 1 werden diese Dienste und die damit verbundenen Daten nun in die Microsoft Cloud verschoben (dieser Vorgang wird auch als „Migration“ bezeichnet). Im ersten Schritt werden die E-Mail Postfächer aller Anwender migriert. In einem zweiten Schritt folgen dann die Anwender-Daten. Bevor die Migration beginnen konnte, waren umfangreiche konzeptionelle Arbeiten notwendig, um die Architektur in der Cloud so zu gestalten, dass sie den Anforderungen aller Anwender der TUI Group gerecht werden kann. Zusätzlich mussten eine Vielzahl von gruppenübergreifenden Prozessen entworfen und in der TUI Group etabliert werden.

Was ist der aktuelle Status?

Die Programmaktivitäten von Phase 1 haben vor einigen Monaten begonnen. Ein zentrales Programm-Team mit Vertretern aus allen TUI IT-Bereichen koordiniert die Aktivitäten. Eigenständige Projekte in den verschiedenen Ländern sind für die lokale Umsetzung (d.h. die Migration der Anwender) verantwortlich. Durch diese Programmstruktur kann zum einen das Ziel einer homogenen Lösung innerhalb der TUI Group gewährleistet und die Synergien zwischen den Ländern besser genutzt werden. Zum anderen erlaubt es den IT-Bereichen in den einzelnen Ländern den Zeitpunkt für die Migration und die lokale Priorisierung der Ressourcen in einem gewissen Rahmen selbst zu bestimmen.

Das lokale Projekt in Deutschland - auch als User Access Management (UAM) bekannt - hat nach einer sorgfältigen Vorbereitungsphase im September 2017 mit der aktiven Migration der E-Mail Postfächer aller deutschen Gesellschaften begonnen. Insgesamt müssen mehr als 9500 Postfächer migriert werden. Neben den eigentlichen Postfächern der Anwender zählen auch Team-Postfächer, Raum(buchungs)-Postfächer und diverse andere Postfach-Typen dazu. Eine vielschichtige Aufgabe, die, trotz sorgfältiger Vorbereitung und aufgrund der Komplexität einer über Jahre gewachsenen Infrastruktur, manchmal nicht ganz reibungslos verläuft. Nichtsdestotrotz haben die Erfahrungen der ersten Wochen gezeigt, dass ca. 85-90% aller Migrationen erfolgreich verlaufen. Bei Problemen stehen Support-Teams zur Verfügung, um unsere Anwender schnellstmöglich zu unterstützen. Die Organisationen TUI Business Services, TUI.com, Wolters Reisen und TUI InfoTec wurden bereits erfolgreich migriert. In den nächsten Wochen folgen die TUI Deutschland, TUI Fly, TUI Customer Operation, TUI AG und diverse kleinere deutsche Organisationen.

Nach der Migration der Postfächer folgt dann in der ersten Hälfte 2018 in einem zweiten Schritt die Migration der Anwender-Daten aller deutschen Gesellschaften.

Der nächste Schritt in der Phase II ist der Rollout der Office 365 Dienste Yammer, OneDrive und Skype for Business. Über die nächsten Phasen werden wir zu gegebener Zeit berichten.